La planification de spectacles : État des lieux et perspectives des outils logiciels

Logiciel Marenka : fonction cadrage des services techniques

Derrière le secteur du “spectacle vivant” se cache une multitude d’activités très diverses, dans leur nature et dans leur contexte. Les spectacles, d’un “genre” spécifique et présentant des contraintes techniques toujours particulières, sont créés pour être diffusés dans le cadre d’une programmation, dont découle une stratégie de communication et des actions culturelles, pour développer un public. Ils sont donnés dans des salles de spectacles, en extérieur, sous chapiteau, dans un gymnase en décentralisé, dans le cadre d’une programmation saisonnière ou d’un festival.

C’est donc un grand nombre de processus qui concourent au final à proposer une rencontre entre des artistes et des spectateurs, et autant d’activités singulières et interdépendantes.

La gestion de l’ensemble de ces activités repose sur une planification qui doit être rigoureuse et extrêmement réactive. Le planning est un document de travail ayant pour but de permettre de centraliser des informations, de la manière la plus exhaustive possible, mais aussi de les diffuser. C’est donc un document de communication devant être efficace quels que soient l’échelle du temps représenté, le nombre de tâches et de ressources impliqués. Le reflexe universellement partagé d’utiliser un tableur dès qu’il s’agit de faire de la mise en page de présentation de données trouve là rapidement ses limites…

S’inspirant des outils et méthodes de gestion de projet et de planification issus de l’industrie, des solutions logiciels sont apparues, avec pour ambition de s’adapter au mieux aux différents usages du spectacle. Il s’agit d’un marché de “niche”, conjonction d’un secteur d’activité restreint, et de la grande diversité des besoins des utilisateurs. Aussi, l’ensemble des éditeurs de ces solutions logiciels a la particularité d’être des passionnés du secteur, qui pour la plupart ont développé des outils pour leur propre besoin avant de les faire partager à d’autres. Ils ont donc une bonne connaissance des métiers de leurs utilisateurs et sont conscients de la variété des outils nécessaires à chaque nouvelle structure utilisatrice. Tous ces logiciels devront d’ailleurs être paramétrés, mais bien souvent aussi adaptés, avant leur déploiement dans une nouvelle structure.

Les premiers outils “historiques” sont apparus il y a plus de vingt ans et ont acquis au fil du temps une robustesse et une fiabilité sans faille. En contrepartie, ces logiciels, codés à une époque où on ne parlait pas encore “d’expérience utilisateur” à propos d’ergonomie, n’ont de fait pas connu de mise à jour significative dans leur apparence ni dans leur concept.

Axés sur une utilisation en direction technique, ce sont des bases de données que l’on renseigne de manière verticale : l’ensemble des événements et de leurs besoins va dessiner peu à peu la saison et constituer le planning général. Nous détaillerons dans un deuxième temps la planification des équipes et des ressources (lieux, matériels, véhicules, …).

Vont être ensuite traitées les problématiques de gestion de ressources humaines (règlementation, convention collective, Code du travail, usages) avant la génération automatique des contrats et des DUE, puis l’export des variables de paie vers un logiciel dédié.

D’autres modules permettent de gérer le matériel, les véhicules, d’établir et de suivre le budget, avant d’exporter les éléments nécessaires au bilan comptable.

En termes de structure, la base de données est installée sur un serveur, idéalement hébergé dans les locaux de l’entité pour plus de rapidité.

Allegrissimo

Cette solide et ancienne référence est adaptée aux théâtres importants, aux opéras, avec de grosses équipes de permanents. Du point de vue technique, le “client” est un simple navigateur sur n’importe quel ordinateur connecté au réseau de l’entreprise.

Un fonctionnement avec des feuilles de service très austères, mais très affûtées sur le paramétrage des règles de planification, et des possibilités de copier/coller dans le planning horaire proches de celles d’un tableur. Des modules additionnels permettent d’envisager une utilisation par tous les services, mais la lourdeur du système rend cette généralisation ardue.

TIS – Théâtre Info Système

Le logiciel Tisprojet agrège un module dédié à la planification, du planning général au planning personnel, et un module de gestion de ressources (matériel, véhicules, matériel scénique, fiches techniques de spectacles, …). Un outil très orienté direction technique des gros lieux de diffusion de spectacles.

Régie Spectacle

C’est un des logiciels les plus diffusés. Sa base de données doit être hébergée sur un serveur de l’entreprise et les utilisateurs doivent installer un client “lourd”, c’est-à-dire un logiciel, sur leurs terminaux. De nombreux modules viennent constituer un véritable écosystème, permettant de centraliser et de diffuser l’information entre les différentes fonctions : programmation, administration, direction technique. L’export des plannings est possible en Ical (format de calendrier universel pour agenda électronique) mais non synchronisé, et une application mobile permet de consulter certains documents, en mode export sur port USB uniquement. Un logiciel complet et pratique, mais loin d’être à la pointe de l’ergonomie et du travail collaboratif.

 

La suite de cet article dans le N°225 de l’Actualité de la Scénographie > Acheter ce numéro